Bordro ve İş Dokümanlarını Çalışanlara Ulaştırma

Bordro ve iş dokümanlarını çalışanlara ulaştırmanın eğlenceli yolu, dijital doküman yönetim sistemleri ve e-bordro hizmetleri kullanarak süreci hızlı, şeffaf ve etkileşimli hale getirmektir.

İş dokümanları, kurumsal bilgi kaynağı olan ve tüm işletmeler için hukuki açıdan büyük önem taşıyan belgelerdir. Özellikle çalışan sayısının fazla olduğu işletmelerde yaşanan en büyük sorunlardan biri de bu dokümanlar ve bu konuda yaşanan karışıklıklardır. Ancak dijitalleşmenin etkisiyle genellikle insan kaynakları birimi tarafından gerçekleştirilen iş dokümanlarının hazırlanma, dosyalama, ulaştırma ve değerlendirme süreçleri farklılaştı. Yeni nesil doküman yönetimi çözümleri sayesinde işletmeler daha az iş gücüyle daha fazla verimlilik sağlayabiliyor.

Bordro, dijital ortamda sürdürülebilen, işletme kadar çalışanlar için de önemli olan iş dokümanlarından biridir. Bu yazımızda bordro sürecinin işleyişinden, bu sürece yönelik yenilikçi çözümlerden ve bu çözümlerin işletme ile çalışanlara kazanımlarından söz ettik.

E-bordro Nedir?

Bordro, çalışana yapılan ödemeyi tüm vergi ve kesintileriyle birlikte gösteren ve çalışanın çalıştığı süre boyunca düzenlenen belgedir. Bu belgede işyeri sicil numarası, ücret ödenen gün sayısı, sigortalının sosyal güvenlik sicil numarası gibi hem işletme hem de çalışan hakkında belirtilmesi gereken belirli hususlar vardır. Bordrolama sürecinde de benzer şekilde fazla mesai, SGK matrahı, damga vergisi gibi hem işletme hem de çalışanla ilişkili belirli parametreler göz önünde bulundurulur.

E-bordro, maaş bilgilerine, çalışma saatlerine, fazla günlere ve mesailere yönelik sorgulama işlemlerinin yapıldığı online bir bordro görüntüleme hizmetidir. Bu işlem, elektronik bilgi ağı olan e-devlet üzerinden yapılır. E-bordro hizmeti yalnızca kamu kurumlarında 657 sayılı kanuna tabi 4/D bendi kapsamındaki çalışanlar için sunulur. Özel sektörde ise çalışanların bordro alabilmesi için kurumun insan kaynakları birimine başvurması gerekir.

E-Bordro Çalışanlar ile Nasıl Paylaşılır?

Çalışanlar her ay düzenlenen e-bordro belgelerine e-devlet üzerinden istedikleri zaman ulaşabilir. Bu işlem için çalışanların belirli adımları izlemesi gerekir. E-devlet üzerinden e-bordro bilgilerine ulaşmak için yapılması gerekenler şu şekildedir:

• İnternet sitesi veya uygulama üzerinden e-devlet sistemine erişim sağlanır.
• E-devlet şifresi, mobil imza, e-imza, T.C. kimlik kartı bilgileri veya internet bankacılığı aracılığıyla sisteme giriş yapılır.
• E-hizmet arama bölümüne "e-bordro sorgulama" yazılarak arama yapılır.
• Bordro dönemi ay ve yıl şeklinde seçilerek görüntülenir.
• Görüntülenen e-bordro belgesi "barkodlu belge oluştur" seçeneği ile indirilir.

Şirket İçi Doküman Yönetiminin Önemi

Kamu kurum çalışanları e-bordro hizmeti sayesinde dokümantasyon süreçlerinin getirdiği operasyonel iş yükünü ortadan kaldırarak zamandan tasarruf edebiliyor. Bu hizmet yalnızca kamu kurumlarında geçerli olsa da çeşitli doküman yönetim sistemleri özel sektörde de benzer hizmetler sağlayabiliyor. Bu sistemler, tüm dosya, belge ve doküman işlerinin dijital olarak sürdürülmesini sağlayan ve şirketin tüm birimlerinde kullanılabilen çözümlerdir.

Etkin bir doküman yönetim sistemine sahip şirketler belirli avantajlara sahip olur. Bu avantajlar şu şekilde sıralanabilir:

> Gelişmiş Doküman Düzenleme İşlemleri: Çalışanlar internet tabanlı ortak çalışma alanında sorunsuz, güvenli ve eşzamanlı şekilde düzenleme işlemleri gerçekleştirebilir. Tüm çalışanların aktif ve güncel kullanımı sayesinde her türlü doküman üzerinde çalışmalar aynı anda yürütülebilir.

> Kolay Erişilebilirlik: Şirketlerin yıllar içinde biriken ve kurumsal bilgi kaynağı olan dokümanlar karmaşık ve büyük boyutlarda olabilir. Bu dokümanlar fiziksel veya dijital ortamlarda depolansa da çalışanların aradığı bilgiye kolayca ulaşması oldukça önemlidir. Doküman yönetim sistemleri hızlı ve kolay arama yapabilmek için kapsamlı arama motorları içerir.

> Birimler Arası Koordinasyon ve İşbirliği: Geleneksel yöntemlerin kullanıldığı durumlarda birimler arasında koordinasyon sağlamak zordur. Bir dokümanın bir birim tarafından onaylanıp ilgili birime aktarılması, doküman yönetim sistemleri ile çevrimiçi gerçekleştirildiği için çok daha hızlı ve kolaydır.

> Bilgi Güvenliği: Dokümanlar kurumsal bilgi kaynağı olduğu için önemli bilgilerin rakiplerin eline geçmesi veya risk oluşturacak şekilde yayılması şirketler için tehlikeli sonuçlar doğurabilir. Bu tarz olumsuz durumların önüne geçmek için şirketler yetki temelli erişim sağlayan güvenilir sistemlere ihtiyaç duyar. Doküman yönetim sistemleri bu aşamada gerekli bilgi güvenliğinin sağlanmasına yardımcı olur.

> Veri Yedekleme ve Kurtarma: Doküman yönetim sistemleri ile veriler çevrimiçi sistemlerde yedeklenir ve kurtarma dosyaları oluşturulabilir. Çevrimiçi ortamda saklanan dokümanlar yalnızca erişim yetkisi olan kişiler tarafından işlenebilir. Doğru sistem ve yetkilendirme ile fiziksel depolama sistemlerinde olduğu gibi verilerin kaybolma veya silinme durumlarıyla karşılaşmazsınız.

> Güncel Dokümanlar: Dokümanları geleneksel yöntemlerle düzenleyen şirketler fiziksel dosyalar kullanır. Bu yöntem önemli bilgilerin kaybolmasına ve içeriğin eski, geçersiz kalmasına neden olabilir. Doküman yönetim sistemleri ise dosyaların ve içerdiği bilgilerin güncelliğinin kontrol edilmesi noktasında çözümler sunar.

Şirketlerin doküman yönetim sistemlerini benimsemesi, başta çalışan deneyimi olmak üzere pek çok açıdan katkı sağlar. Bu sistemler sahip oldukları teknoloji ile dokümantasyon süreçlerindeki iş yükünün azalmasına, çalışan performans ve verimliliğinin artmasına yardımcı olur. Çalışma alanına yapılan bir yardım olarak değerlendirilebilen doküman yönetim sistemlerinin hem kurum kültürüne hem de çalışma alanının işleyişine olumlu etkileri vardır. Başka bir deyişle, şirketinizde başarılı bir çalışan deneyiminin tasarlanma sürecine katkı sağlar.

Sıkça Sorulan Sorular

Bordro ve iş dokümanlarını çalışanlara ulaştırmanın eğlenceli yolu nedir?
Dijital doküman yönetim sistemleri kullanmaktır. Bu sistemler bordro ve diğer iş dokümanlarını çalışanlara hızlı, güvenli ve etkileşimli biçimde ulaştırarak süreci hem kolay hem keyifli hale getirir.

E-bordro nedir?
E-bordro, çalışanın maaş, kesinti ve çalışma bilgilerini gösteren bordronun online olarak görüntülenebildiği hizmettir. Kamu çalışanları bu hizmete e-devlet üzerinden ulaşabilir.

Özel sektör çalışanları e-bordroya nasıl ulaşır?
E-devlet üzerindeki e-bordro hizmeti yalnızca 657 sayılı kanuna tabi kamu çalışanları içindir. Özel sektör çalışanları bordrolarına şirketin insan kaynakları birimi veya kullanılan doküman yönetim sistemi üzerinden ulaşır.

Doküman yönetim sistemi kullanmanın avantajları nelerdir?
Gelişmiş düzenleme imkanı, kolay erişilebilirlik, birimler arası hızlı koordinasyon, güçlü bilgi güvenliği, veri yedekleme ve her zaman güncel dokümanlara erişim gibi avantajlar sağlar.

E-devlet üzerinden e-bordroya nasıl ulaşılır?
E-devlet sistemine giriş yapıldıktan sonra e-hizmet arama bölümüne "e-bordro sorgulama" yazılır, dönem seçilir ve belge barkodlu olarak indirilir.