Çalışanlarınızın Öneri Kutusunu Kullanmasını Nasıl Sağlarsınız?

Çalışanların birçoğu, iş yeri prosedürlerinde daha aktif olmak istediklerini dile getiriyor. Özellikle de yönetime önemli önerilerde bulunmak söz konusu olduğunda... Ancak, bir şirket sahibi olarak öneri yağmurunu en verimli ve profesyonel şekilde nasıl halledebilirsiniz? Madalyonun her zaman iki yüzü vardır ve bu durumda da aynısı geçerli… Bu kılavuzda, ofiste bir öneri kutusunun nasıl kurulacağını ve bunun sizin için ne gibi faydalar sağlayacağını tartışacağız.

Öneri Kutusu Kullanmak Neden Önemlidir?

İster çalışan bağlılığını ister verimliliğinizi artırmak isteyin bir öneri kutusu mutlaka işinize yarayacaktır. Özellikle çalışanlarınıza anonim kalma seçeneği sunan bir öneri sistemi beklediğinizden daha çok talep görebilir. Böylece çalışanlarınız süreçler, faydalar, çalışma ortamı, yöneticiler ve diğer tüm konular hakkında geri bildirim sağlayabilirler.

Bir öneri kutusuna sahip olmanın sağlayacağı faydalardan bazıları şunlardır:

• Çalışanların sorunlarının duyulmasını ve ele alınmasını sağlayarak çalışanlar arasında morali artırır.
• Fikirlerini kendine saklamayı tercih eden çalışanlar anonim öneri kutularından faydalanabilir çünkü herkesin önünde eleştiri yapmak onlar için kolay değildir. Daha çekingen ancak yine de görüşlerini veya endişelerini dile getirmek isteyen çalışanlar, bunu bir öneri kutusu kullanarak yapabilir.
• Öneri kutuları, çalışanların faaliyetlere daha fazla katılımını sağladığı için çalışan bağlılığını artırır.
• Özellikle çalışanlar ve yönetim arasındaki iletişimi geliştirir.
• İş yerinde farklı düşünmeyi teşvik eden bir ortam yaratır.
• Yönetim, daha önce ele alınmamış konulara yeni bir bakış açısı kazandırarak yenilikçi ürünler ve iş yeri uygulamaları geliştirme fırsatı yakalar.

Çalışanlarınızın Öneri Kutusunu Kullanmasını Nasıl Sağlarsınız?

• Öneri kutunuzu duyurun.

Bir öneri kutusu, kullanıldığı sürece yararlıdır. Yani öneri kutusu bir şekilde görünür olmalı ve muhatabı olan kişilere açıkça duyurulmalıdır. Bu nedenle, çalışanlarınızın yeni öneri kutusundan haberdar olduğundan emin olun. Örneğin;

• Çalışanlardan gelen geri bildirimlerin değerli olmasının nedenlerini,
• Fikirleri ne sıklıkla değerlendireceğinizi,
• En iyi fikirler için sunulacak ödülleri çalışanlarınızla detaylı olarak paylaşabilirsiniz.

Bu sürece yönergeler de dahil edilmelidir. Çalışanlar endişelerini dile getirmekten çekinebilirler, ancak aldığınız öneriler işe yaramıyorsa zaten hiçbir amaca hizmet etmezler. Bu nedenle çalışanları bu yaklaşımdan uzak durmaları ve bunun yerine iyileştirme önerileri sunmaları konusunda yönlendirmelisiniz.

• Önerilerin tüm çalışanlar tarafından görünür olmasını sağlayın.

Öneri kutunuzun bir kara deliğe dönüşmesine izin vermeyin. Fikirleriyle katkıda bulunan meslektaşlarınıza teşekkür edin ve bunları nasıl değerlendirdiğinizi açıkça belirtin. Yanıtlarınızın ve önerilerinizin tüm kullanıcılar tarafından görülebilmesi için bir genel yanıt sistemi kullanın. Yanıtlarla bire bir görüşmeler için doğrudan yanıt işlevini kullanmayı deneyin. Her durumda, başkalarının dikkatinizi verdiğinizi ve öğrendiklerinize göre hareket ettiğinizi bilmesi çok önemlidir. Öneri kutularından gelen geri bildirimi tüm iş gücünüze gönderin! Çalışanlar, iş arkadaşlarının nasıl hissettiğini görebilir ve bu, bir çözüm bulmak için zaman ayırdığınızı gösterir.

• Etkileşimi etkinleştirin.

Öneri kutunuz eğlenceli ve teşvik edici olmalıdır. Bunu daha eğlenceli hale getirmenin ve aynı zamanda kurumsal ruhu artırmanın bir yolu olarak bir oyuna veya bir yarışmaya dönüştürebilirsiniz. Çalışanlarınız şirkete fayda sağlayacak önerilerde bulunduğunda onları ödüllendirebilirsiniz. Çalışanlarınızın fikirlerini ve isteklerini istedikleri zaman ve istedikleri yerden mobil cihazlarında paylaşmasına izin verin. Bir mobil araç kullanarak hızlı bir şekilde tartışabilir, yorum yapabilir ve birbirlerinin fikirlerini beğenebilirler.

• Mobil uyumlu araçlarla kullanımı kolaylaştırın.

Geleneksel öneri kutusuna veda edin. Mobil olmalı. Fiziksel biçimin modası geçerken, çevrimiçi, anonim iş yeri öneri kutusu, kurumsal yeniliği teşvik etmek ve çalışan bağlılığını artırmak için günümüz kuruluşlarında giderek daha önemli hale geliyor. Bir öneri kutusuna sahip olmanın birincil nedeni oldukça basittir. İşletme yöneticileri, çalışanlarından geri bildirim almak ister. İş süreçlerinin, iş kültürünün ve iş yerini daha verimli hale getirmek için diğer yöntemlerin nasıl iyileştirileceğine dair öneriler istiyorlar. Geleneksel öneri kutusu, iyi niyetli olmakla birlikte, bunun olmasına izin vermez. Öte yandan çevrimiçi öneri kutusu, gizliliğe izin verirken güveni besleyen bir deneyim yaratma fırsatı sunar. Mobil uyumlu bir araç kullanarak, insanların isimlerini vermeden e-posta göndermelerine izin vererek, nabız anketleri yaparak ve çevrimiçi bir form alarak modern bir işyeri öneri kutusu yapabilirsiniz.

• Daima geri bildirim alın ve verin.

Bir gönderi aldığınızda, onu aldıktan sonra belirli bir süre içinde incelemeyi bir öncelik haline getirmelisiniz. Çalışanların, önerilerinin kabulüne veya reddedilmesine yol açan faktörleri takdir edebilmeleri için tüm tavsiyelere geri bildirim verildiğinden emin olun. Bir fikrin reddedilmesi çalışanlarınız için cesaret kırıcı olabileceğinden, her zaman onları sundukları için övmeli ve daha fazla öneride bulunmaya devam etmeleri için onları teşvik etmelisiniz.

Hiç kimse, bir işletmenin giriş ve çıkışları hakkında, onunla doğrudan ilişkili olanlardan daha fazlasını bilemez. Çalışanlar, tüketiciler ve ortakların tümü, fikirlerini dile getirmek ve iyileştirme alanlarını belirlemek için öneri kutularını kullanabilir. Tüm ek bilgiler, bu ihtiyaçları tanıyan ve değişim yaratmak için aktif adımlar atan bir şirkete yardımcı olacaktır. Bir öneri bir sonraki büyük şeye yol açabilir!