Back to Office Rotası: Hibrit Çalışma Modeli Kurgusu

Back to office rotası, şirketlerin uzaktan çalışmadan hibrit çalışma modeline geçerken izlediği kademeli planlama sürecidir.

Pandemi sonrası dönemde ofise dönüş konusu hem şirketlerin hem de çalışanların gündeminde. Çeşitli önlemlerle dönem dönem farklı gruplar halinde ofisten çalışmayı deneyimleyen şirketler, artık kalıcı bir çözüme geçiş aşamasında. Hem ofisten hem uzaktan çalışmayı mümkün kılan hibrit çalışma modeli bu noktada açık ara öne çıkıyor.

Sabit kuralları olmayan, her kurumun kendi kurallarını belirlediği bu model, doğru kurgulanmadığında çalışan motivasyonunu olumsuz etkileyebiliyor. "Haftada kaç gün ofise gideceğim, ulaşım nasıl olacak, ortak alanlar nasıl kullanılacak?" gibi sorular çalışanların kafasını karıştırabiliyor.

Sorwe olarak, hibrit modele geçiş sürecinde işinizi kolaylaştıracak bir yol haritası hazırladık.

Hibrit Çalışma Modeli Nasıl Uygulanıyor?

Hibrit çalışma modeli, belirli günlerde ofisten belirli günlerde ise uzaktan çalışılan bir sistemdir. Mesai gün ve saatlerindeki bu esneklik, modeli esnek çalışma modellerinden biri haline getirir.

Fiziki çalışma ile uzaktan çalışmanın ortak çıktısı olan bu modelde çalışanlar, sorumluluklarını yerine getirdikleri sürece uzaktan çalıştıkları günlerde diledikleri ortamı tercih edebilir. Her şirket kendi kurallarını belirleyerek çalışanlarını yönlendirebilir. Aşağıda güncel çalışma modellerini örnekleriyle inceleyelim.

1. Uzaktan Çalışma Modeli

Tüm iş süreçlerinin tamamen uzaktan yürütüldüğü modeldir. Pandemi döneminde birçok şirket zorunluluktan bu modeli tercih etse de bazı kurumlar kalıcı hale getirmiştir.

Örnek: Mynet - Mart 2020'de uzaktan çalışmaya geçen Mynet, bu kararı kalıcı hale getiren ilk Türk şirketlerden biri oldu. Mynet İK Genel Müdür Yardımcısı Esra Bayrakdar, editör kadrosunu Türkiye geneline ve yurtdışına açarak lokasyondan bağımsız yetenek havuzuna ulaşmayı ve çalışan memnuniyetini artırmayı hedeflediklerini belirtti. İşe alım, oryantasyon, eğitim ve performans süreçlerini uzaktan çalışmaya uygun hale getirdiler.

2. Hibrit Çalışma Modeli

Haftanın belirli günlerinde ofisten, belirli günlerinde uzaktan çalışmayı içerir. Pandemiyle birlikte deneyimlenen bu model, birçok kurumun gelecek hedefleri arasında kalıcı hale getirilmek üzere yer alıyor.

Örnek: Sabancı Holding - 2021-2025 stratejisi kapsamında "İşin Geleceğine Uyum" başlığına 1500 maddelik bir eylem planıyla hazırlanan Sabancı Holding, "akıllı ve uzaktan çalışma", "fiziksel ve zihinsel sağlık", "esnek iş gücü ve yüksek performans" gibi konulara odaklandı. Holding %100 esnek çalışma sistemine geçtiğini, beyaz ve gri yaka çalışanlarının %75'inin uzaktan çalışacağını açıkladı.

3. Ofisten Çalışma Modeli

Haftanın tüm mesai günlerinde iş süreçlerinin ofisten yürütüldüğü modeldir. Pandemi öncesi yaygın olan bu modele tam dönüş yapan kurum sayısı şu anda oldukça az. Dijitalleşmenin avantajlarından yararlanmak isteyen birçok kurum, çalışan görüşlerini alarak hibrit modeli tercih ediyor.

Hibrit Modelde Kaç Gün Ofise Gelinmeli?

Harvard Üniversitesi'nin bir anketine göre insanların %81'i ofise tamamen dönmek istemiyor ve esnek bir çalışma modelinin daha verimli olduğunu düşünüyor.

Bazı kurum ve departmanların özellikle tercih ettiği ofis günleri olabiliyor. Bu noktada çalışanların fikrini almak büyük önem taşıyor. Tercih edilen günlere göre olası kurguları inceleyelim.

• Sadece 1 gün ofisten çalışma: Genellikle haftalık planlama-değerlendirme toplantılarının yapıldığı pazartesi ya da cuma günleri tercih edilir.
• 2 gün ofisten çalışma: Hafta sonuna yakın günlerde motivasyon düşebildiğinden, genellikle salı ve perşembe günleri tercih edilir.
• 3 gün ofisten çalışma: Dezenfeksiyon ve hijyen kuralları için bir gün boşluk bırakılarak pazartesi, çarşamba, cuma günleri tercih edilir.
• 4 gün ofisten çalışma: Nadiren tercih edilen bu modelde departman bazlı dağılımlar yapılır. Full ofis modeline benzemesi çalışan motivasyonunu olumsuz etkileyebilir.

Back to Office Döneminde Çalışanlar Tarafından En Çok Merak Edilen Konular

• Kaç gün ofisten, kaç gün uzaktan çalışacağım?
• Ofisten çalışmada hangi konumdaki ofis kullanılacak?
• Masa düzeninde bir değişiklik oldu mu? Hangi masayı kullanacağım?
• Hangi günlerde ofisten çalışacağımı seçebiliyor muyum?
• Uzaktan çalışma döneminde aynı şehirde olmam gerekli mi?
• Ofise gelme günlerinde departman bazlı değişiklikler olacak mı?
• Toplantı odalarını kullanma kurallarında bir değişiklik var mı?
• Dışarıdan ziyaretçi kabul etme prosedüründe değişiklik var mı?
• Servislerde ya da yemek alanlarında rezervasyon gerekiyor mu?
• Şirket içinde düzenli alınan pandemi önlemleri neler?

Bu ve benzeri sorulara net yanıt bulmaya çalışan çalışanlar için güçlü bir kurumsal iç iletişim şart. Peki back to office rotası hazırlanırken nelere dikkat edilmeli? İşte yapılacaklar listesi.

Hibrit Çalışma Modeli Yol Haritası: Yapılacaklar Listesi

Çalışanlarınızın isteklerini ve endişelerini öğrenin

Hibrit çalışma modeli tüm çalışanları doğrudan ilgilendirir; fikirlerini almamak en büyük hatalardan biri olur. Çalışanlarınıza anket göndererek back to office öncesi düşüncelerini alabilirsiniz.

Back to office soru örnekleri için tıklayın

Ekip toplantılarında fikir sorabilir, mobil öneri sistemleri ile görüşleri toplayabilirsiniz.

Çalışma modelinizi güçlü bir kurumsal iletişimle duyurun

Anket sonuçlarına göre belirlediğiniz hibrit çalışma modeli detaylarını açık ve anlaşılır biçimde paylaşın. E-mail duyuruları, intranet paylaşımı ve şirket içi story özelliğiyle kapsamlı duyurular yapabilir, mobil bildirimlerle anlık haberdar edebilirsiniz.

Kapsamlı bir planlama ve aksiyon planı hazırlayın

Çalışanların endişe duyduğu alanlara yönelik kapsamlı bir aksiyon planı oluşturun. Kontrol listeleri hazırlayarak her aşamayı gözden geçirin. Güncellemeleri dijital araçlarla anlık bildirimler halinde paylaşmayı ihmal etmeyin.

Çalışan memnuniyetini düzenli olarak ölçümleyin

Yeni çalışma modeli uygulanmaya başladıktan sonra süreç bitmiş sayılmaz. Çalışanların yeni modele uyumunu ve memnuniyetlerini ölçümlemek gerekir. Sık tekrarlanan anlık anketler ve öneri sistemleri ile geri bildirim almaya devam ederek modeli sürekli güçlendirin.

Back to office sonrası memnuniyet anket örnekleri için tıklayın

Hibrit çalışma modeli hem çalışanlara hem şirketlere avantaj sağlasa da geçiş sürecinde iş süreçlerinin etkinliğinden çalışan memnuniyetine kadar birçok faktörün göz önünde bulundurulması gerekir.

Hibrit çalışma modeline geçiş sürecinizi kolaylaştıracak dijital çözümlerimizle tanışmak için her zaman bize ulaşabilirsiniz. En başarılı back to office rotasını birlikte kurgulayalım.

Sıkça Sorulan Sorular

Back to office rotası nedir?

Back to office rotası, şirketlerin çalışanlarını uzaktan çalışmadan ofise kademeli olarak döndürdüğü, hibrit çalışma modeline geçiş planıdır.

Hibrit çalışma modelinde haftada kaç gün ofise gidilmeli?

Sabit bir kural yoktur; şirketler 1 ila 4 gün arasında farklı kombinasyonlar uygular. Çalışan görüşleri alınarak en verimli günler belirlenmelidir.

Hibrit çalışma modeline geçerken nelere dikkat edilmeli?

Çalışanların istek ve endişeleri öğrenilmeli, karar süreçleri şeffaf iletişimle duyurulmalı, kapsamlı bir aksiyon planı hazırlanmalı ve memnuniyet düzenli ölçülmelidir.

Hibrit çalışma modeli ile uzaktan çalışma modeli arasındaki fark nedir?

Uzaktan çalışmada tüm iş süreçleri uzaktan yürütülürken, hibrit modelde çalışanlar haftanın belirli günlerinde ofisten, belirli günlerinde uzaktan çalışır.

Back to office sürecinde çalışan memnuniyeti nasıl ölçülür?

Anlık anketler, öneri sistemleri ve düzenli çalışan memnuniyeti anketleri ile geri bildirim toplanarak süreç sürekli iyileştirilebilir.