Çalışan Memnuniyet Anketi Duyurusunu Nasıl Etkin Kılabilirsiniz?

Çalışan memnuniyet anketini yapmadan önce, anketi çalışanlarınıza nasıl duyurduğunuz ve ilettiğiniz çok önemlidir. Anket süreciyle ilgili net bir iletişim kurmak katılımı teşvik eder ve bu da daha iyi kararlar almanıza yardımcı olabilecek faydalı verilere yol açar.

Çalışan memnuniyet anketinizi yayınlamadan önce üst ve orta düzey yöneticileri ve çalışanları hedefleriniz hakkında bilgilendirmelisiniz. Bu bilgilendirme anket daveti gönderilmeden önce gerçekleşmelidir ve anketi tamamlamak için göndereceğiniz davetten ayrı olmalıdır.

Burada amaç, daveti alacak herkese planlarınızı başarılı bir şekilde iletmektir. Herhangi bir uyarı veya açıklama yapmadan sadece anket sorularını ve katılımcı bilgilerini ekleyip ‘Gönder'e basarsanız büyük bir hata yapmış olacaksınız.

Bu yazımızda, anketleri ekibinize duyurmak için nasıl bir yaklaşım izlemeniz gerektiğini anlatmaya çalışacağız.

İlk Adım: Yönetici Ekibinize Haber Verin

Çalışan memnuniyet anketlerinden ilk bahsedeceğiniz kişiler yönetim kadronuz olmalıdır. Çünkü çalışanlardan gelen sorular ve geri bildirimler için ilk irtibat noktası olacaktır. Bu nedenle, sizinle aynı noktada olmaları ve neden sık sık çalışan memnuniyet anketi yaptığınızı anlamaları çok önemlidir. 

Raporlara kimlerin erişebileceğini, nelerle karşılaşacaklarını ve ne yapmak istediğinizi belirtmelisiniz. Onları uygulama takvimi ve organizasyonla ilgili bilgilendirmelisiniz. Yönetici ekip olan iletişiminizde özellikle ankette ölçümlediğiniz konunun şirket misyonuyla olan bağının altını çizmeyi unutmayın. Bu sayede çıkılacak çalışan memnuniyeti anketinin kurum kültürü ile bağlantılı algılanmasının önünü açmış olacaksınız.  

Bir İletişim Yöntemi Seçin

Birçok şirket, çalışanlarına e-posta yoluyla duyurular gönderir ancak her zaman başka seçenekleri de değerlendirmenizi öneririz. Özellikle birden çok kanalda küçük hatırlatmaların yapılmasıyla çalışan memnuniyeti anketi konusunun altını çizebilir ve yüksek katılım oranlarını en baştan garantileyebilirsiniz.  

• Ekip toplantıları sırasında konuyu gündeme getirin.
• İş yeri intranetine bir bildirim koyun. 
• Çalışan memnuniyetini ileteceğiniz dijital İK aracınızda haber yayınlayın.
• Slack, Microsoft Teams gibi grup sohbet programınızı kullanın.
• Eğer ofislere geri dönmüş iseniz ofisin belli yerlerine afişler asın.

Herkesin haberi olmasını garantilemek için yukarıdaki yaklaşımlardan birkaçını birleştirmek faydalı olabilir.

Çalışanlarınızı Dikkate Alın

Çalışanlarınıza bu anketlerden bahsetmeden önce neleri merak edebileceklerine kafa yorun. Duyurunuz, birkaç önemli soruya yanıt vermelidir:

• Anket konusu neden şirketim tarafından merak ediliyor?
• Kurum kültürü ve takım gelişimi için bu anket neden önemli?
• Yorumlarım gizli tutulacak mı?
• Yanıtlarımı kim görecek?
• Anket sonrası önerilerime ne olacak?
• Bu anket bana hangi açılardan faydalı olacak?

Anket Esnasında Takipte Kalın

Anket devam ediyor olsa bile ekibinize girdilerinin ne kadar değerli olduğunu hatırlatmak için konuyu takip etmelisiniz. Çalışan memnuniyeti anketi için kullandığınız İK yazılımının anketi henüz tamamlamamış kişilere hatırlatıcılar gönderebilir özellikte olmasına dikkat edin. Anket sürecinde 1 ila 2 kez hatırlatma gönderimi ideal olacaktır. Unutmayın, hatırlatmalarda İK ekibinin veya üst düzey yöneticinin kişisel bir dokunuşu daha önemli ve motive edicidir.

Çalışan Memnuniyet Anketi Sonrası İletişim

Ekibinize, yönetimin bu çalışan memnuniyet anketlerinin sonuçlarıyla gerçekten ilgilendiğini göstermek için önemli bir kurumsal iç iletişim çalışması yürüttüğünüzden her zaman emin olun. İşte anket sonrası uygulayabileceğiniz birkaç adım;

• Katılım İçin Teşekkür’ü Unutmayın

İletişim sorumluluklarınız hatırlatma ve takiple bitmiyor. Anket bittikten sonra çalışanlarınıza teşekkür etmek de çok önemlidir.

• 3 Doğru 1 Yanlışı Götürecek 

Birkaç önemli rakamdan bahsetmek ve sonra ne olacağını açıklamak isteyebilirsiniz. Örneğin anket sonuçlarında öne çıkan 3 memnuniyet alanını ve 1 gelişime açık alanı bir e-mailde herkesle paylaşabilirsiniz. Böylece çalışanlarınız şirket genelinde ekip arkadaşlarının düşüncelerini görerek benzer duygular içinde olduklarına dair çıkarımlarda bulunacak ve çalışanlarınızın bağlılığı kuvvetlenecektir. 

• Anket Sonrası Analizler 

Anket sonrası veriler sıklıkla kategorilere göre paylaşılır ancak bu işletmenin türüne, büyüklüğüne ve organizasyon yapısına göre değişir.

Çok katmanlı iletişim stratejisine bir örnek:

Şirket sonuçları: Tüm şirket toplantıları gibi herkese açık bir forumda tüm personele sunum yapılır.

Lider düzeyinde raporlar: Başta üst yönetimle paylaşılır (ve mümkünse harici) bir kıyaslama sağlanır.

Yönetici: Ekip liderlerinden, doğrudan raportörlerinden gelen yönetici girdileri de dahil olmak üzere sonuçları yöneticilerine aktarmaları istenir.

Takım bazlı sonuçlar: Sonuçlarda departman, lokasyon veya proje bazlı farklılıklar gözlemleyebilirsiniz. Her sonucun ilgili ekip lideri ile paylaşımı önemli olacaktır. 

Aksiyon Planlarınızdan Bahsedin

Küçük bir teşekkür ve analizler harika fakat ya sonrası? Çalışanlarınız İK ekiplerinden ve şirketlerinden aktif olmalarını ve baş gösteren memnuniyetsizlere karşı aksiyon önerilerinizi duymak isterler. Planlarınızı duyurarak daha iyi bir çalışma ortamı için aksiyon alacağınızı bilmeleri çalışan bağlılığı ve sadakati için çok önemli bir faktördür. 

Tüm bunların sonucunda;

Çalışan memnuniyet anketlerine katılım ve çalışan bağlılığı artacak ve ekibiniz daha mutlu olacak!

Mobil’den gerçekleştirebileceğiniz Çalışan Memnuniyet Anketinin yanında aynı platformda nasıl güçlü bir iç iletişim yaratabileceğinize dair People Expert’lerimizle iletişime geçin!