Bir OKR Hikayesi: Güçlü OKR Nasıl Oluşturulur?

Bir OKR hikayesi, hedeflerin nasıl ilham verici ve ölçülebilir sonuçlara dönüştüğünü gerçek bir şirket deneyimiyle gösterir.

OKR performans sistemi, hedefler ve anahtar sonuçların önceden belirlenmesi sayesinde şirketlere sistematik ve yalın bir gelişme planı sunar. Hedeflere bağlı olarak gelişmeleri takip etmenizi, kapsayıcı yapısıyla tüm işgücünüzü ana hedeflere doğru motive kılmanızı sağlar. OKR belirleme adımlarıyla işte gerçek hayattan bir OKR örneği:

"Gönüllülük"te OKR

Sürdürülebilir bir geleceğin değerini fark etmiş bir şirkette çalışmıştım. Toplumsal sorunların farkında olan bir birey olarak bu benim için çok anlamlıydı. Hedefim "Gönüllülüğü kurum kültürünün bir parçası haline getirmek"ti. Hâlâ beni heyecanlandıran bir hedef. Ama o zamanlar hedefi ilk aldığımda çok zor bir hedef olduğunu düşünmüştüm. İK Direktörümüzün beni güçlendiren sözlerini hatırlıyorum: "Merak etme, başarabilmek için ihtiyacın olan kaynak ve bilgiyi sağlayacağız."

Sizce bu kolay bir hedef mi, ne dersiniz?

OKR Belirleme ve Süreç

Şirketin CEO'sunun hedefi "3 yıl içinde sektör lideri olmak ve marka değerini artırmak"tı. Bu tepe hedefe bağlı olan "Sürdürülebilirlikte ilklere imza atmak" hedefi, yatayda tüm şirket hedeflerine nasıl dağıldığını gösteriyordu.

Tabloya baktığınızda tüm bölümleri aynı hedefe nasıl odakladığını görebilirsiniz. Tepe hedefe nasıl ulaşılacağı net bir şekilde görünüyor. OKR metodu'nun "O"su (objective) yani "hedef" ne sorusunu yanıtlar. Neyi başarmak istiyorsunuz? Hedeflerin nitelikli, zor ulaşılır ve ilham verici olması gerekir. Sayısal bir veri içermesi beklenmez. Çünkü asıl önemli olan insanlara duyduklarında ilham vermesi ve coşkulandırmasıdır. Yaratıcılığı tetikler. Aynı zamanda bir zaman dilimi ile kısıtlanmalı ve gerçekçi olmalıdır.

Bu hedefler tüm bu özellikleri kapsıyordu. Üretimden pazarlamaya, işin asıl sahibi olan kurumsal iletişimden insan kaynaklarına kadar hepimiz çok motive ve akışa geçmiş olarak çalışıyorduk. Bölümler arası efsane bir ekip çalışması vardı. Akışa geçmiş çalışan mesai saatlerini saymaz, hafta içi veya hafta sonunu fark etmez, isteyerek daha fazlasına gönüllü olarak çalışır. Maksimum performansına ulaşmaya isteklidir ve bir yöneticiye ihtiyaç duymaz, çünkü kendi kendini yönetir.

Hedeflerin SMART, yani sayısal KPI'ları olmalı. "Böyle hedef mi olur" dediğinizi duyar gibiyim. Merak etmeyin, bu hikâye tarafı. Sayılar ile ölçülebilir hale geldiği yer anahtar sonuçlar (Key Results) kısmı. Bizi motive eden hedefleri, SMART olarak tamamlayan anahtar sonuçlarla, sayısal tarafı da tamamlayacağız. Ama şimdi hedefe bir daha bakalım.

"Gönüllülüğü şirket kültürünün bir parçası haline getirmek"

Size de iddialı ve zor bir hedef gibi göründü mü? Benim ve diğer ekip arkadaşımın uykularımızı kaçırmıştı. Nasıl yapacaktık, nasıl gönüllülük gibi soyut ve o dönemler yeni olan bir kavramı kurum kültürünün bir parçası haline getirecektik?

Normalde o yıllarda (2005-2008) şirket 3 yıllık planlama yapıyordu ve hedeflerimizi yıllık belirliyorduk. Fakat gönüllülükte farklı bir stratejiye ihtiyacımız vardı. Çünkü diğer hedefler gibi önümüzü göremiyorduk. Gönüllülükle çalışanlar ilgilenecek mi? Nasıl bir platform kuracağız, şirket bütçe ve zaman desteği verecek mi? Çok fazla belirsizlik vardı. Biz de ilk hedeflerimizi önümüzü görebildiğimiz kadarıyla yazıp, hedeflerimize ulaştıkça yeniden önümüzü görebildiğimiz kadarıyla planlama yapmaya karar verdik. Tam da OKR metodunda olduğu gibi...

Gönüllülük Projesinin Büyümesi

ÖSGD'nin kıyaslama (benchmark) çalışmasında Kurumsal Sosyal Sorumluluk ve Gönüllülük uygulamalarında başarılı şirketleri dinledikçe ve kıyaslama çalışmalarındaki gönüllü platformların benzer özelliklerini keşfettikçe resim daha net belirmeye başladı. İlk projemiz için çıktığımız gönüllülük çağrımıza yaklaşık 110 çalışan karşılık verdi. Proje için gönüllü bulmakta değil, ilk ekibi kuracağımız gönüllüleri seçmekte zorlanmıştık.

Biz de hazır projesi olanları seçtik ve ikinci altı aylık OKR'larımızı hiç tahmin edemeyeceğimiz kadar net oluşturduk. Ancak bir o kadar da belirsizlikler vardı çünkü çalışanlar arasında hızla yayılıyordu ve sınırlarımızı, başarımızın nereye kadar gideceğini öngöremiyorduk. Q2 sonunda yönetime başarılı bir sunum yaparak her bir gönüllü için haftada 2 saat mesai saatleri içinden kullanılabilecek zaman, bütçe ve şirket olanaklarının kullanımı için onay aldık. Artık birden fazla proje ve her projenin doğal liderleri vardı.

OKR Takibi ve Sonuçlar

Her bir gönüllüye kadar indirgenmiş hedefleri görünce "Biz bu kadar hedefi nasıl takip edip yönetiriz?" diye soruyorsunuz değil mi? Evet, çok zordu. Keşke OKR uyumlu performans yönetimi araçları o zamanlar da olsaydı. Hem resmi şirket organizasyonu dışında gönüllülük gibi farklı ekipler için de OKR paylaşımı planlayabiliyorsunuz, hem de saatler içinde hedef yayılımı sağlayıp performansı anlık takip edebiliyorsunuz. Ben o zamanın koşullarında Excel'ler üzerinde takip edip, 6 ayda bir yapabildiğimiz gözden geçirmelerle epey emek yoğun bir çaba harcıyordum. Ama bu çabalara değmişti.

2017 yılına geldiğimizde şirketin %50'si aktif gönüllü olarak projelerde çalışıyordu. Gönüllüler 12 farklı projeyi otonom ekipler olarak kendi kendilerine yönetiyorlardı. Şirket neredeyse yılda 3 haftalık iş gücünü gönüllülüğe ayırıyor ama işler aksamıyordu. Çünkü kendisine bu fırsatı veren şirketine minnet duyan gönüllüler ve onları destekleyen diğer çalışanlar, işleri aksatmak bir kenara daha yüksek performans sonuçları için çalışıyordu. 9 yılda yaklaşık 40.000 çocuğa ulaşan gönüllüler Türkiye'de onlarca ödül aldı. İki kez Avrupa CSR'da çok ciddi bütçeli projeleri geride bırakarak (neredeyse sıfır bütçe ile) gerçekleştirdikleri projelerle Türkiye'yi temsil etmişlerdi.

Gönlü büyük tüm gönüllülere...

Dilek Mete
Performans ve Kültür Geliştirme Uzmanı

Frequently Asked Questions

Bir OKR hikayesi neden önemlidir?

Gerçek bir OKR hikayesi, teorik bilgiyi somutlaştırarak hedef belirleme ve uygulama sürecinin şirket kültüründe nasıl işlediğini gösterir.

OKR'de "O" harfi neyi ifade eder?

"O" objective yani hedef anlamına gelir; ilham verici, zor ulaşılır ve zaman sınırlı olması gereken nitel bir amacı ifade eder.

Anahtar sonuçlar (Key Results) ne işe yarar?

Anahtar sonuçlar, hedefleri SMART kriterlere uygun sayısal verilerle ölçülebilir hale getirir ve ilerlemenin takibini sağlar.

OKR yöntemi belirsizlik durumlarında nasıl uygulanır?

Bu hikayede olduğu gibi, önünüzü göremediğiniz durumlarda kısa vadeli hedefler belirlenip, ilerleme sağlandıkça planlama yenilenir.

OKR uyumlu performans yönetimi araçları ne katkı sağlar?

Bu araçlar hedef yayılımını hızlandırır, performansı anlık takip etmeyi sağlar ve manuel Excel takibi gibi emek yoğun süreçleri ortadan kaldırır.