11 Adımda Çalışan Oryantasyonunu Geliştirme

11 adımda çalışan oryantasyonunu geliştirme, net bilgilendirme, kişiselleştirilmiş süreç, kontrol listesi, mentorluk sistemi ve düzenli geri bildirim gibi uygulamaları bir araya getirerek mümkün olur.

İşe alım adımlarını başarıyla tamamladınız ve ailenize bir yeni kişi daha eklediniz. Buraya kadar her şey mükemmeldi ama asıl macera yeni başlıyor. Bu maceranın ilk adımı ise oryantasyon. Çalışanlarınız işe yeni başladığında kusursuz bir oryantasyon planı ile karşılaşırsa ilk andan itibaren bağlılık oluşturmuş olursunuz.

İlk izlenimler kalıcıdır ve bu fırsatı değerlendirmemek tam tersi bir sonuca yol açabilir. Kusursuz bir oryantasyon süreci ilk günden bağlılık yaratırken, planlanmamış bir süreç kafa karışıklığına ve düşük motivasyona sebep olabilir. Yapılan bir araştırmaya göre güçlü işe alım ve oryantasyon sürecine sahip kurumların çalışan elde tutma oranı %82'dir.

Bu yüksek orana ulaşmak ve kusursuz bir oryantasyon planı kurgulamak için gereken tüm aksiyonları 11 adımda bir araya getirdik.

1. İlk gün yapılması gerekenlerle ilgili net bilgi verin

Yeni işe başlayan herkesin kafası fazlasıyla karışık olur. Bu karışıklığı azaltmak için iş yeri adresi, çalışma saatleri, servis güzergahları, yemek sistemi gibi tüm detayları önceden paylaşmalısınız. Böylece çalışanınız ilk gün rahat hisseder ve kendini önemsenmiş hisseder.

Yeni çalışanınızı kimin karşılayacağını planlamak ve bu kişiyi bilgilendirmek de iki taraflı fayda sağlar. Mail adresi oluşturma gibi kimseye sormadan öğrenilebilecek bilgileri de mutlaka paylaşın.

2. Tutarlı ve kişiselleştirilmiş bir süreç kurgulayın

Çalışma saatleri, sağlık ve güvenlik kuralları, izin politikası gibi tüm şirketi ilgilendiren bilgilerde tutarlı olmalısınız. Ancak her çalışanın departmanına ve sorumluluğuna göre oryantasyona eklenmesi gereken farklı adımlar da olabilir. Bu detayları atlamamak, ekiplere kolay adaptasyon sağlar.

3. Aşırı yüklemeden kaçının

İlk iş gününde tamamlanması gereken prosedürler ve imzalanması gereken sözleşmeler günün yorucu geçmesine sebep olabilir. Bu durum ilk günden motivasyon kaybına yol açabilir. Oryantasyon sürecindeki idari prosedürleri gözden geçirip mümkün olduğunca kısa tutmalısınız; örneğin 10 sayfalık bir sözleşmeyi tek sayfaya indirmek düşünülebilir.

4. Performans beklentilerini dengeleyin ve detaylı paylaşın

Yeni çalışana ilk haftadan çok fazla sorumluluk yüklemek, çalışma ortamını sorgulamasına yol açabilir. Bunun yerine departman yöneticileri yeni çalışanlarla birebir görüşerek performans adımlarını detaylı aktarmalıdır. Performans hedeflerinin, şirket stratejilerinin ve geri bildirim sisteminin öğrenilmesi çalışanın kendini daha özgür hissetmesini sağlar.

5. Kontrol listesi oluşturun ve paylaşın

Oryantasyon sürecinde tamamlanması gereken adımların takibi yorucu olabilir. Anlaşılır bir kontrol listesi hazırlayarak tüm adımları şirket değerlerinize uygun şekilde ekleyebilirsiniz.

Sözleşmeleri çevrimiçi sisteme yükleyerek kağıt israfını önleyebilir, kolay imzalanabilir bir sistemle her şeyi tek noktadan yönetebilirsiniz. Listenin sonuna küçük bir ödül ekleyerek ilk haftadan motivasyonu artırabilirsiniz.

6. Gerekli programların ve çevrimiçi sistemlerin eğitimini verin

Her kurumun kullandığı programlar farklıdır, bu yüzden yeni çalışanların uyum süresi uzayabilir. Temel program eğitimi vererek bu süreyi kısaltabilir, soru işaretlerini azaltabilirsiniz. Departmanlara özgü programların aktarılması için yöneticileri de teşvik edin.

7. Her zaman hazır olun

Çalışan bağlılığını yüksek tutan stratejiler olsa da farklı sebeplerle yeni işe alımlar gerçekleşebilir. Tüm pozisyonlar için oryantasyonları önceden kurgulamış olmak süreci kolaylaştırır.

Çalışma masası, hoş geldiniz kiti, bilgisayar ve teknolojik cihazlar ilk iş gününden önce hazır olmalıdır. Hibrit veya uzaktan çalışma modelleri için de aynı hazırlık kuralları geçerlidir.

8. Süreci eğlenceli ve etkileşimli hale getirin

Kurum kültürünüze uygun eğlenceli aktivitelerle oryantasyonu zenginleştirebilirsiniz. Örneğin yeni çalışanınızı mail veya intranet üzerinden tüm ekibe tanıtabilirsiniz. Öğle yemekleri ve kahve molaları gibi sosyal aktivitelerle de tanışmayı kolaylaştırabilirsiniz.

9. Her zaman dürüst ve açık iletişime özen gösterin

İşe alım aşamasında paylaşılan olumlu bilgilerin yanı sıra yeni çalışanların yeni soruları da oluşabilir. Yeni başlayanlarla ortak bir toplantı düzenleyerek farklı departmanlardaki çalışanların tanışmasını ve soru işaretlerinin giderilmesini sağlayabilirsiniz.

10. Mentorluk programı ya da buddy sistemi planlayın

Mentorluk ve buddy sistemiyle deneyimli çalışanlar yeni çalışanlara rehberlik edebilir. Bu, pozisyonun sorumluluklarını ve şirket ortamını öğrenmenin en etkili yoludur.

Google, uzun süredir buddy sistemini uyguluyor: her yeni çalışanı oryantasyon sürecinde deneyimli bir çalışan destekliyor. Bu, şirketin çalışan memnuniyetine verdiği önemin bir göstergesi.

Uzaktan çalışmanın yaygınlaşmasıyla çalışanlar daha fazla yalnızlık çekiyor. Buffer'ın 2019 yılında yaptığı bir ankete göre uzaktan çalışanların %19'u işlerinde yalnız olduklarını belirtiyor. Bu oran, hibrit çalışmanın artmasıyla yükselebilir; dolayısıyla yeni çalışanların mentora ihtiyacı yüksektir.

11. Daima geri bildirim isteyin, süreçlerinizi bu geri bildirimlerle besleyin

Tasarladığınız sürecin geri bildirimlerini almazsanız, aksiyonların etkinliğini ölçemezsiniz. Herhangi bir eğitim programı gibi düşünüp geri bildirimlerle gerekli iyileştirmeleri yapmalısınız.

Geri bildirim aşamasını oryantasyon kontrol listesinin son maddesine ekleyebilirsiniz. Süreci tamamlamış bir çalışan taze deneyimlerini paylaşarak özgün fikirler sunabilir.

Oryantasyon süreci, yeni çalışanların şirketinize bakış açısını ve çalışan bağlılığını doğrudan etkiler. Olumlu deneyim yüksek bağlılık getirirken, olumsuz deneyim düşük motivasyona yol açabilir. Eski çalışanlardan ve yöneticilerden öneri alarak, yeni çalışanların geri bildirimlerini değerlendirerek sürekli iyileştirme sağlayabilirsiniz.

Oryantasyon sürecinizi Sorwe çözümleriyle eğlenceli hale getirebilir, kurum kültürünüze uygun bir yapı oluşturabilirsiniz. Sorwe çözümlerini deneyimlemek için bizimle iletişime geçebilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular

Çalışan oryantasyonu neden önemlidir?
Güçlü bir oryantasyon süreci, ilk günden itibaren çalışan bağlılığını artırır ve elde tutma oranını yükseltir. Araştırmalara göre güçlü işe alım ve oryantasyon süreci olan kurumların çalışan elde tutma oranı %82'dir.

Oryantasyon sürecinde ilk gün ne yapılmalıdır?
İş yeri adresi, çalışma saatleri, servis güzergahları gibi temel bilgiler net şekilde aktarılmalı ve yeni çalışanı karşılayacak kişi önceden belirlenmelidir.

Buddy sistemi nedir ve neden gereklidir?
Buddy sistemi, deneyimli bir çalışanın yeni çalışana rehberlik etmesini sağlayan bir uygulamadır. Özellikle uzaktan çalışanların yalnızlık hissini azaltmada etkilidir.

Oryantasyon sürecinde geri bildirim neden alınmalı?
Geri bildirim alınmadan sürecin etkinliği ölçülemez. Kontrol listesinin son adımı olarak eklenen geri bildirim, sürekli iyileştirme sağlar.

Oryantasyon sürecini eğlenceli hale getirmek için ne yapılabilir?
Kurum kültürüne uygun tanıtım e-postaları, öğle yemekleri ve kahve molaları gibi sosyal aktivitelerle süreç daha etkileşimli hale getirilebilir.