İnsan Kaynaklarında Yedekleme Planı Stratejisi

İnsan kaynaklarında yedekleme planı stratejisi, kritik pozisyonlardaki olası boşluklara karşı önceden belirlenmiş ve geliştirilmiş adaylarla organizasyonel sürekliliği güvence altına alan sistematik bir yaklaşımdır.

Bir organizasyonu başarıya veya başarısızlığa götüren en önemli kaynak insan kaynağıdır. Bu kaynağın kurumun beklentilerine cevap verebilecek düzeyde olması veya bu nitelikteki çalışanların kuruma seçilmesi, İK departmanları için oldukça önemli bir konu başlığıdır. Dikkat edilmesi gereken husus, boş pozisyonları mevcut veya potansiyel işgücü ile doldurmak değil, "doğru işe doğru çalışan" bulmaktır. İK yetenek tedarik ve seçim sürecindeki gecikmeler ile işe uygun çalışanların seçilmemesi, işlerin aksamasına ve maliyetlerin yükselmesine neden olur.

Doğru çalışanın doğru pozisyona atanmadığı durumlarda; verimlilikte azalma, çatışma, iş kazalarında artış ve sonuçta işten çıkarılma gibi kaçınılmaz sonuçlar ortaya çıkar. Bu nedenle organizasyonlar, yeni veya boşalan pozisyonlar için en uygun çalışanı en kısa sürede bulup temin etmelidir.

Yedekleme Planı Neden Bu Kadar Önemli?

University of Michigan Ross School of Business'da yönetim profesörü olan Noel Tichy, Succession adlı kitabında şirketlerin, potansiyel yedekleri yeni projelerin sorumluluğuna getirerek hem değişimi hızlandırabileceklerini hem de adayların üst düzey görev için uygun olup olmadığını test edebileceklerini yazmıştı. Gelecek vaat eden çalışanların şirket içinden yetiştirilmesi, zaman ve maliyet tasarrufunun ötesinde faydalar sağlar.

Pandemi ile birlikte gördük ki alışılmıştan daha kapsamlı acil durum planları hazırlanması gerekiyor. Ancak acil durum planları yaparken kararda aceleci davranmak ve yanlış adayı seçmek şirketi daha zor bir duruma sokabilir. Organizasyonların yedeklemeyi dikkatle planlaması kadar, doğru seçimi yapabilmek için gereken zamanı kendilerine tanıması da önemlidir.

Yedekleme Planı Nasıl Yapılmalı?

Egon Zehnder'den Claudio Fernández-Aráoz, Nasıl veya Ne Değil, Kimdir adlı kitabında altı adımlı bir yedekleme planlama rehberi sunuyor.

1. Erken başlayın ve kısa vade için zemin hazırlayın. Organizasyonlar, çalışanların ayrılması, hastalanması ya da görevini yerine getirememesi halinde geçici olarak kimin kontrolü devralacağını bilmelidir. Yöneticiler bir boşluk oluştuğunda aranacak adayların listesini önceden hazırlamalı ve insan kaynakları birimiyle iş birliği yaparak yedek adaylar listesi oluşturmalıdır.

2. Net performans ölçütleri oluşturun. Mevcut planları ve öncelikleri gözden geçirerek liderlik gelişimi, yedekleme planlaması ve çalışan seçimi süreçlerini kurgulayın ve orta vadede koruyun.

3. İç adayları belirleyin, geliştirin ve dış adaylarla kıyaslayın. Egon Zehnder'a göre kurul üyeleri, şirket içindeki adaylara doğrudan bağlı kişilerle görüşerek detaylı bir analiz yapabilir.

4. Aday havuzunu ihtiyaç olmadan sürekli genişletin. İşe alım ihtiyacının olmadığı pozisyonlar için bile belirli periyotlarda görüşmeler gerçekleştirilerek aday havuzları genişletilmeli, acil arayış durumları için bu görüşmeler gözden geçirilmelidir.

5. Kurulun periyodik yedekleme çalışmaları yapmasını sağlayın. Sene içinde yapılan performans değerlendirmeleri ve 360 derece geri bildirim sonuçları verimli şekilde analiz edilmeli, mevcut yetenekler güçlü yetkinlikleri doğrultusunda kariyer gelişimi için yönlendirilmelidir. Böylece şirket içinde güçlü yetenek yönetimiyle yedekleme çalışması yapılması sağlanır.

6. Kapsamlı bir geçiş süreci tanımlayın. Göreve alışma sürecine dair net bir yol haritası, yeni adayın performansını hızla artırır.

Teknolojik Araçlar Yedekleme Planını Kolaylaştırıyor

• Şirket içindeki yetenek ağınızın mevcut durumunun haritasını görebilirsiniz.
• 360 derece geri bildirim, performans ve eğitim skorlarına göre yıldan yıla gelişim farkını birey bazında takip ederek yedekleme planınızı kolaylaştırabilirsiniz.
• Mevcut organizasyonel yapı içinde yönetim seviyelerine çalışanlarınızın uyum oranlarını görebilirsiniz.
• Uyum oranlarına bağlı olarak gelişim gerektiren yetkinliklerde eğitim ve gelişim haritası sunarak, zamanı geldiğinde yetenek havuzunuzun hazır olmasını sağlayabilirsiniz.
• Yetenek planınızı otomatikleştirerek yedek listenizi güncel tutabilir ve iş yükünü azaltabilirsiniz.
• Potansiyel yetenek havuzunuzun motivasyonunu korumak için iç iletişim ve takdir araçlarına başvurabilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular

İnsan kaynaklarında yedekleme planı stratejisi nedir?

Kritik pozisyonlarda görev alan çalışanların ayrılması, hastalanması veya terfi etmesi durumunda görevi devralacak yetkin adayları önceden belirleyip geliştirme sürecidir.

Yedekleme planı neden önemlidir?

Ani boşluklarda iş sürekliliğini korur, işe alım maliyetlerini azaltır ve doğru işe doğru çalışan atanmasını sağlayarak verimlilik kaybını önler.

Yedekleme planı kaç adımdan oluşur?

Claudio Fernández-Aráoz'un rehberine göre erken başlama, net performans ölçütleri, iç aday geliştirme, sürekli aday havuzu genişletme, periyodik değerlendirme ve geçiş süreci planlaması olmak üzere altı adımdan oluşur.

Teknoloji yedekleme planlamasını nasıl kolaylaştırır?

Yetenek ağının haritasını çıkarma, performans ve gelişim skorlarını takip etme, uyum oranlarını görme ve yedek listesini otomatik güncel tutma imkânı sunarak süreci hızlandırır.

Yedekleme planı ile yetenek yönetimi arasındaki ilişki nedir?

Yedekleme planı, yetenek yönetiminin bir parçasıdır; şirket içindeki potansiyel çalışanları belirleyip geliştirerek kritik pozisyonlara hazır hale getirir.

İmran Şahin