İnsan Kaynaklarında Dijital Dönüşüm ve İş Yükü

İnsan kaynaklarında dijital dönüşüm ve iş yükü sorunsalı, dijitalleşmenin çalışanlara ekstra yük getireceği korkusuna rağmen, doğru uygulandığında operasyonel yükü azaltıp İK'yı stratejik bir role taşıyan bir süreçtir.

Teknolojideki gelişmeler ve dijital dönüşüm, çalışma şekillerini kökten değiştiriyor. Artık birçok sektörde çalışanlar, işlerini evden ya da herhangi bir noktadan hızlı internet erişimi ve akıllı cihazlar sayesinde kolayca yürütebiliyor. Bu durum iş verimini artırırken zaman ve iş gücü kaybını da azaltıyor. Ancak süreç verimliliğine olumlu etkisine rağmen, İK'da dijitalleşmenin önünde çoğu zaman ekstra iş yükü korkusu bir engel olarak duruyor.

Gelin dijitalin yaygın kullanımını ve İK süreçlerine katkılarını birlikte inceleyelim.

İstatistiklere göre Türkiye'de 70 milyondan fazla mobil telefon kullanıcısı bulunuyor ve bu telefonların %51'i akıllı telefonlardan oluşuyor. Akıllı telefon kullanma oranı 16-24 yaş arasındaki tüketicilerde %72; 25-34 yaş arasındaki tüketicilerde ise %51. Akıllı telefon üzerinden internet kullanımının %70'i ise sosyal ağlara ulaşmak amacıyla gerçekleştiriliyor.

Akıllı telefonların ve sosyal ağların gündelik hayatımızda aktif olarak yer alması, iş yapma biçimlerini ve insan kaynaklarında dijital dönüşüm sürecini doğrudan etkiliyor. İnsan yönetimi başta olmak üzere tüm alanların, işleyişin ve süreçlerin yeniden düzenlenmesine liderlik ediyor.

İnsan Kaynaklarında Dijital Dönüşüm

İnsan kaynakları süreçlerine yatırım yapmak kadar bu süreçlerin dijitalleşmesini sağlamak da günümüzün en önemli ihtiyaçlarından biri. Bu nedenle bazı şirketler İK organizasyon yapılarında "İK Teknolojileri" birimleri oluşturmayı tercih ediyor. Özellikle son yirmi yıl içerisinde İK uygulamalarının etkinliğini ve verimliliğini artırmak amacıyla teknoloji yoğun bir biçimde kullanılmaya başlandığını ve çoğu İK uygulamasının elektronik ortama taşındığını görüyoruz.

PwC'nin araştırmasına göre beyaz yakalı bir çalışanın e-postaları içinde bilgi ve belge arama süresinin günlük ortalama 45 dakika olduğu biliniyor.

Bu da dijitalleşmenin bir getirisi olarak çağımızda "anlık bilgi" akışının şimdikinden çok daha değerli olacağı anlamına geliyor. Son yıllarda şirketlerin daha sık kullanmaya başladığı mobil uygulamalar ve İK süreçlerinin dijitalleştirilmesi bu anlamda çok önemli.

İnsan Kaynaklarında Dijitalleşme Sosyalleşmenin Önünde Engel Mi?

Pandemi ile birlikte gördük ki dijital dönüşüm tüm süreçler için bir zorunluluk halini almaya başladı. Çalışanlar ofis ortamlarında bir araya gelirken artık Microsoft Teams, Zoom gibi teknolojik araçlar sayesinde de bir araya gelme şansı elde edebiliyorlar. Bir araya gelmeden de açıkça fikirlerin ve geri bildirimlerin paylaşılabildiği platformların kullanımı da buna bağlı olarak artış gösterdi.

Bunun dışında sosyal ağlar ve diğer İK araçlarıyla entegre mobil intranet uygulamaları, şirket gelişmelerini kesintisiz bir şekilde doğru bir iç iletişim ile zaman kaybetmeden ulaştırma imkanı sağlıyor. Sonuç olarak İK'da dijitalleşme, sosyal çalışma ortamına engel olmak yerine destek veren bir aktör olarak yer alıyor.

İK'da Dijitalleşme Daha Büyük Bir İş Yükü Doğurur Mu?

Her kurumun bulunduğu sektöre, hedeflerine, müşterisine ve insan kaynağı profiline göre dijitalleşme ihtiyacı farklılık gösteriyor. Ancak bugünün dünyasında her kurumun dijitalleşmeye enerji ve bütçe ayırması, çağı yakalaması artık bir gereklilik. Farklı lokasyonlarda ekipleri olan (şube veya uzaktan çalışma modelinde) ve kurum kültürüne değer veren şirketler için insan kaynaklarında dijital dönüşüm, başarılı olmak isteyen yapılar için bir seçenek olmaktan çıkıp zorunluluğa dönüşüyor.

Dijitalleşmenin Faydaları

✓ İK'da dijitalleşme, ilave iş yükü doğurmasının aksine en önemli avantajlarından birini sunuyor: prosedürel süreçleri kısaltarak insan yönetimine dair konularda gerçek zamanlı veri ve ölçümlemeler sağlıyor, böylece gelecekle ilgili kararların daha hızlı alınmasını mümkün kılıyor. Gerçek zamanlı elde edilen veriler, insan kaynaklarına reaktif olmaktan proaktif olmaya geçebilmek için önemli bir fırsat sağlıyor. Bu özelliklerinden dolayı dijitalleşme, maliyetleri azaltmak ya da hizmet kalitesini artırmak için bir fırsat sunmanın ötesinde, İK'nın tam anlamıyla gerçekleştiremediği stratejik rolünün gereklerini yerine getirebilme fırsatı sunuyor.

✓ Çalışan memnuniyet anketi, öneri toplama ve performans değerlendirme formları gibi eskiden matbu formlar üzerinden yürütülen çoğu uygulama bugün pek çok şirkette elektronik ortamda gerçekleştiriliyor. Bu sayede dijitalleşme ile insan kaynakları, rutin ve operasyonel işlerin getirdiği yüklerden kurtuluyor.

✓ Dijitalleşme manuel sistemi ortadan kaldırdığı için hata oranını da düşürüyor. Excel ile çalışmayı, veri tutmayı ve rapor gönderimlerini sona erdiriyor. Bu da İK çalışanlarının gerçek işleri (insan) ile meşgul olmalarını sağlıyor.

✓ Dijitalleşme bütün uygulamaları güçlü bir yönetim desteği ile pratik hale getiriyor. Başka bir yararı ise İK'ya veri sağlaması. Dijitalleşme ile tüm İK aksiyonlarının sonuçlarını ve gelişim haritasını veriye dayalı olarak raporlarda almak mümkün oluyor.

✓ Merkezileşmeyi kolaylaştırıyor. Tüm veriler tek bir çatı altında toplanıyor ve bu da verimliliği artırmaya katkı sağlıyor. Bu sayede teknoloji, yeni çağda tek başına karar alıcı bir mercii olmaktan çıkıp geçmiş veriyi kullanan, öneren bir yapı olarak kurumların en önemli departmanı haline geliyor.

Sıkça Sorulan Sorular

İnsan kaynaklarında dijital dönüşüm ve iş yükü sorunsalı nedir?

İK süreçlerinin dijitalleştirilmesinin çalışanlara ekstra iş yükü getireceği endişesidir; ancak doğru uygulandığında dijitalleşme iş yükünü azaltır, verimliliği artırır.

Dijitalleşme İK çalışanlarının iş yükünü artırır mı?

Hayır, aksine manuel süreçleri ve prosedürel işleri azaltarak İK çalışanlarının stratejik ve insana dönük işlere odaklanmasını sağlar.

İK'da dijitalleşmenin başlıca faydaları nelerdir?

Gerçek zamanlı veri sağlama, hata oranını düşürme, merkezi veri yönetimi, operasyonel yükün azalması ve stratejik karar almayı hızlandırma başlıca faydalarıdır.

Dijitalleşme çalışanlar arası sosyalleşmeyi engeller mi?

Hayır, Microsoft Teams ve Zoom gibi araçlar ile mobil intranet uygulamaları sosyal etkileşimi destekler ve iç iletişimi güçlendirir.

Hangi şirketler için insan kaynaklarında dijital dönüşüm bir zorunluluk haline geldi?

Farklı lokasyonlarda ekipleri olan, şube veya uzaktan çalışma modeline sahip ve kurum kültürüne önem veren şirketler için dijitalleşme artık bir zorunluluktur.

İmran Şahin