İnsan Kaynaklarında Dijital Dönüşüm ve İş Yükü Sorunsalı

01 Aralık 2021 | 3 Dakika
user Sorwe
Önceki içerik
Yeni Normalde 360 Derece Performans Değerlendirme
İnsan Kaynaklarında Dijital Dönüşüm ve İş Yükü Sorunsalı

Teknoloji alanındaki gelişmeler ve dijital dönüşüm, çalışma şekillerini de değiştirmeye başladı. Artık birçok sektörde çalışanlar işlerini evlerinden ya da mekandan bağımsız olarak herhangi bir noktadan hızlı internet erişimi ve yaygınlaşan akıllı cihazlar sayesinde kolayca halledebiliyor. Böylece işin verimi artarken iş gücü ve zaman kaybı gibi unsurlar da bertaraf ediliyor. Süreç verimliligine olumlu etkisine rağmen İK’da dijitalleşmenin önünde çoğu zaman ekstra iş yükü korkusu engel oluşturuyor.

Ancak gelin dijitalin yaygın kullanımını ve katkılarını beraber inceleyelim.

İstatistiklere göre Türkiye’de 70 milyondan fazla mobil telefon kullanıcısı bulunuyor ve bu telefonların %51’i akıllı telefonlardan oluşuyor. Akıllı telefon kullanma oranı 16-24 yaş arasındaki tüketicilerde %72; 25 -34 yaş arasındaki tüketicilerde ise %51. Akıllı telefon üzerinden internet kullanımının %70’i ise sosyal ağlara ulaşmak amacıyla gerçekleştiriliyor.

Akıllı telefonların ve sosyal ağların gündelik hayatımızda aktif olarak yer alması iş yapma biçimlerini ve insan kaynaklarında dijital dönüşüm sürecini doğrudan etkiliyor. İnsan yönetimi başta olmak üzere tüm alanların, işleyişin ve süreçlerin yeniden düzenlenmesine liderlik ediyor.

İnsan Kaynaklarında Dijital Dönüşüm

İnsan kaynakları süreçlerine yatırım yapmak kadar bu süreçlerin dijitalleşmesini sağlamak da günümüzün en önemli ihtiyaçlarından birisi. Bu nedenle bazı şirketler insan kaynakları organizasyon yapılarında “İK Teknolojileri” birimleri oluşturmayı tercih ediyor ve özellikle son yirmi yıl içerisinde İnsan Kaynakları uygulamalarının etkinliğini ve verimliliğini artırmak amacıyla teknoloji yoğun bir biçimde kullanılmaya başlandığını ve çoğu insan kaynakları uygulamasının elektronik ortama taşındındığını görüyoruz.

PwC’nin araştırmasına göre beyaz yakalı bir çalışanın e-postaları içinde bilgi ve belge arama süresinin günlük ortalama 45 dakika olduğu biliniyor. 

Bu da dijitalleşmenin bir getirisi olarak çağımızda “anlık bilgi” akışının şimdikinden çok daha değerli olacağı anlamına geliyor. Son yıllarda şirketlerin daha sık kullanmaya başladığı mobil uygulamalar ve insan kaynakları süreçlerinin dijitalleştirilmesi bu anlamda çok önemli.

İnsan Kaynaklarında Dijitalleşme Sosyalleşmenin Önünde Engel Mi?

Pandemi ile birlikte gördük ki dijital dönüşüm tüm süreçler için bir zorunluluk halini almaya başladı. Çalışanlar ofis ortamlarında bir araya gelirken artık Microsoft Teams, Zoom gibi teknolojik araçlar sayesinde de bir araya gelme şansı elde edebiliyorlar. Bir araya gelmeden de açıkça fikirlerin ve geri bildirimlerin paylaşabildiği platformların kullanımı da buna bağlı olarak artış gösterdi. Bunun dışında sosyal ağlar ve diger İK araçlarıyla entegre mobil intranet uygulamaları, şirket gelişmelerini kesintisiz bir şekilde dogru bir iç iletisim ile zaman kaybetmeden ulaştırma imkanı sağlıyor. Sonuç olarak İK’da dijitalleşme sosyal çalışma ortamına engel olmak yerine destek veren bir aktör olarak yer alıyor.

İK’da Dijitalleşme Daha Büyük Bir İş Yükü Doğurur Mu? 

Her kurumun bulunduğu sektörüne, hedeflerine, müşterisine ve insan kaynağı profiline göre dijitalleşme ihtiyacı farklılık gösteriyor ancak bugünün dünyasında her kurumun dijitalleşmeye enerji ve bütçe ayırması çağı yakalaması artık bir gereklilik. Hatta farklı lokasyonlarda ekipleri olan, (şube veya uzaktan calışma modelinde) kurum kültürüne değer veren şirketler için insan kaynaklarında dijital dönüşüm, başarılı olmak isteyen yapılar için bir seçenek olmaktan çıkıp zorunluluğa dönüşüyor.

Dijitalleşmenin Faydaları

İK’da dijitalleşme ilave iş yükü doğurmasının aksine en önemli avantajlarından birisi, harcanan prosedürel süreçleri kısaltarak insan yönetimine dair konularda gerçek zamanlı veri ve ölçümlemeler sağlayarak gelecekle ilgili kararların daha hızlı alınmasını sağlaması. Gerçek zamanlı elde edilen veriler aslında insan kaynaklarına reaktif olmaktan proaktif olmaya geçebilmek için önemli bir fırsat sağlıyor. Bu özelliklerinden dolayı dijitalleşme, insan kaynaklarına maliyetleri azaltmak ya da hizmet kalitesini artırmak için bir fırsat sunmanın ötesinde, bu zamana kadar tam anlamıyla gerçekleştiremediği stratejik rolünün gereklerini yerine getirebilme fırsatı sunuyor. 

Çalışan memnuniyet anketi, öneri toplama, performans değerlendirme formları gibi eskiden matbu formlar üzerinden yürütülen çoğu uygulama bugün pek çok şirkette elektronik ortamda gerçekleştiriliyor. Bu sayede dijitalleşme ile insan kaynakları rutin ve operasyonel işlerinin getirdiği yüklerden kurtuluyor.

Dijitalleşme manuel sistemi ortadan kaldırdığı için hata oranını da düşürüyor. Excel ile çalışmayı ve veri tutmayı, rapor gönderimlerini sona erdiriyor. Ve bu da İK çalışanlarının gerçek işleri (insan) ile meşgul olmalarını sağlıyor.

Dijitalleşme bütün uygulamaları güçlü bir yönetim desteği ile "pratik" hale getiriyor. Başka bir yararı ise, insan kaynaklarına veri sağlıyor. Dijitalleşme ile tüm insan kaynakları aksiyonlarının sonuçlarını ve gelişim haritasını veriye dayalı olarak raporlarda alabiliyor.

"Merkezileşmeyi kolaylaştırıyor." Tüm veriler tek bir çatı altında toplanıyor. Tüm bunların sonucunda verimliliği artırmaya fayda sağlayor. Bu sayede yeni çağda teknolojiyi tek başına karar alıcı mercii olarak değil, geçmiş veriyi kullanan, öneren bir yapı ve mekanizma olarak kurumların yeni çağda en önemli departmanı haline geliyor. 

İmran Şahin

Sonraki içerik
Pandemi Sonrası İnsan Kaynakları Yönetimi: Bildiklerimiz Nasıl Değişti?
Önerilen İçerikler

Dijital Çalışan Deneyimi Platformu

Bağlı, motive ve gelişen takımlar için ihtiyacınız olan tüm araçlar.
Ücretsiz deneyin
Kurulum gerektirmeden kendi demo hesabınızı oluşturun.
15 dakikada Sorwe’i tanıyın
Müsait olduğunuz zamanı belirleyin, size Sorwe’i uygulamasını anlatalım.